Los 7 pecados a la hora de escoger un software de gestión

Desde el comparador español de software BUSCOelMEJOR.com hemos estudiado los principales errores que realizan las empresas a la hora de escoger el software de gestión o Enterprise Resource Planning (ERP). Tras analizar la información aportada por las miles de compañías que han visitado nuestra web, hemos resumido en estos siete puntos los fallos más comunes y más graves, a la hora de escoger un programa informático.

En este sentido, el CEO y fundador de BUSCOelMEJOR.com, Lluís Soler Gomis, explica que “los siete pecados a la hora de escoger un software son válidos tanto para un autónomo o una pyme como para una multinacional, sin importar el sector o la actividad. Si las empresas los analizan antes de empezar a buscar una solución de software de gestión y, por supuesto, antes de adquirirla, se ahorrarán mucho tiempo y dinero. Encontrar el proveedor de soluciones informáticas adecuado es una de las decisiones más importantes y difíciles, porque puede provocar el éxito de la gestión de la empresa en el futuro inmediato”.

En concreto, los siete pecados a la hora de escoger un software son los siguientes:

1. No analizar los módulos que necesitaremos y su escalabilidad. Hay que ser precavidos y estudiar las necesidades de la empresa tanto a corto, como a medio y largo plazo. Por tanto, hay que hacerse preguntas y observar las necesidades, tomando como base las que actualmente cubre la solución que utilizo actualmente: ¿Qué necesito?; ¿Producción, ventas, compras, control de almacenes, logística, contabilidad, nóminas, gestión de Recursos Humanos, marketing y ventas, etc.?
2. No involucrar las diferentes áreas de la empresa. Según las respuestas que aporten las diferentes áreas de la empresa necesitaremos una solución más amplia o más específica. Es necesario conversar con los departamentos que necesitarán el software. También, preguntar a otras áreas si precisan mejorar o cambiar sus soluciones informáticas. Sin olvidarnos de lo más importante: la dirección debe de estar involucrada y promover la implantación del software.
3. No analizar el hardware y la movilidad. En informática la movilidad se refiere a la instalación de aplicaciones móviles en terminales Pocket PC o industriales, con los cuales es posible efectuar todo tipo de labores (comerciales, logísticas, etc.). desde cualquier lugar. A este respecto, hemos preparado una batería de preguntas, cuya respuesta nos ayudará en la elección: ¿Quién se encargará del mantenimiento tanto del hardware como del software?; ¿Nos deberíamos basar en una solución en la nube o cloud o seguir utilizando los dispositivos actuales?; ¿Necesitaremos una solución de movilidad?; ¿Nuestros dispositivos móviles están preparados?; ¿Son Smartphones?;¿Necesitaremos 4G?; ¿La conexión a internet de nuestra oficina es suficientemente veloz?; ¿Los ordenadores actuales soportarán la solución informática nueva?
4. No analizar la diversidad de fabricantes de software: soluciones estándar, de nicho, software libre y freeware. Existe tal variedad software que las empresas se suelen perder. Hay que empezar valorando las soluciones estándar que ya existen en el mercado. Posiblemente no hará falta que inventemos la rueda y con su implantación sea más que suficiente. Se diferencian de las de nicho, en que estas últimas son muy específicas para el sector, mientras que las estándar valen para cualquier empresa. Por ejemplo, una solución ERP específica para el sector vitivinícola. También hay que valorar las aplicaciones de software libre. En estas soluciones el software y las licencias no tienen coste, pero se debe tener en cuenta que hay que invertir en una buena implantación y adaptarlas a cada cliente. Por otro lado, también existen las soluciones freeware (no confundirlas con software libre) en las que el software pertenece a un fabricante. Una de sus principales ventajas es que no tienen coste de licencias. Recomendamos analizar detalladamente cada propuesta y no escatimar en gastos: muchas veces lo barato sale caro.
5. No analizar soluciones cloud o SaaS. Las soluciones cloud o en la nube, son aquellas soluciones informáticas que no se alojan en los servidores de las empresas, sino que están alojadas en un lugar remoto. Estas soluciones cada vez están teniendo más aceptación, ya que realmente te olvidas de la compra de los servidores y su correspondiente mantenimiento. Asimismo, para aquellas empresas que tengan una gran estacionalidad de usuarios, la modalidad SaaS (del inglés: Software as a Service)  es recomendable, ya que se paga solo por uso. Por ello, siempre hay que solicitar una propuesta de pago de licencias del software de gestión en modalidad SaaS.
6. No valorar el servicio postventa y los costes de mantenimiento. Una de las piezas clave para que se realice correctamente la puesta a punto es evaluar el soporte ofrecido por el proveedor de software. Hay que analizar cómo nos ayudarán con la formación y, en caso de incidencia, el tiempo de respuesta al que se comprometen. Además, estas características cambian, no según el fabricante del software, sino que dependen del partner que instalará el software. En este sentido, se deben valorar los costes de mantenimiento anuales, ya que el mantenimiento de las licencias supone una carga importante en el plan de negocio de numerosas empresas.
7. No solicitar diversas propuestas de proveedores de software y testearlos antes. Es necesario analizar profundamente qué necesitamos y qué proveedor es el más adecuado para mi empresa según mi tamaño, sector y requerimientos. Para dar respuesta a esta necesidad surgió el comparador de software BUSCOelMEJOR.com. Se trata de una web gratuita y neutral, que realiza una comparación y te muestra el resultado de los 3 mejores software para tu empresa, entre más 100 soluciones distintas. Finalmente, también es aconsejable testear el software antes de implantarlo y realizar demos. Así podremos conocer mejor realmente su potencial, su usabilidad y manejo.