La evolución tecnológica deja rastros que hay que limpiar con cuidado

Por Luis Gutiérrez-Jodra, director de IBM Global Financing (España, Portugal, Grecia e Israel).

Deshacerse de los activos tecnológicos (servidores, ordenadores personales, monitores, impresoras, tabletas, teléfonos inteligentes,…) que ya no se necesitan y del contenido en ellos almacenados (textos, fotos, vídeos, contactos,…) puede ser un verdadero desafío para una empresa. Los beneficios son claros: ahorrar espacio y energía en oficinas y almacenes y lo que es más importante, preservar y proteger la información y los datos que manejamos y que son la verdadera razón de ser del uso que demos a dichos dispositivos. Hay que tener en cuenta que, en el año 2020, se prevé que los datos generados por máquinas de todo tipo (dispensadoras, radares, teléfonos móviles, etc.) supongan el 42% del total. Ese mismo año, la cantidad de datos digitales podría cuadruplicar el número de granos de arena de la Tierra, según IBM.

Pero, ¿qué hacer con todos los aparatos obsoletos o que ya no utilizamos? En España, la legislación vigente con respecto a la protección de datos y a la recogida de residuos es clara y estricta. Los soportes informáticos que contienen información confidencial de la empresa y/o datos personales, han de someterse a un proceso previo de destrucción en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre, el Real Decreto 1720/2007 de 21 de Diciembre y de la Directiva 95/46/CE de Parlamento Europeo, de Protección de Datos de Carácter Personal. Por su parte, el residuo informático debe ser reciclado en cumplimiento con las normativas RAEE, de Residuos y Medio Ambiente.

A pesar de ello, un estudio realizado por SearchDataCenter.com pone de manifiesto que el 46% de los encuestados no cumple con las normativas en cuanto a reciclaje de sus activos tecnológicos. No cumplir con la Ley, con este entorno regulatorio cada día más exigente, es un riesgo importante y que puede salir muy caro al tenerse que enfrentar a multas y sanciones muy significativas y nunca previsibles que impactan tremendamente en la cuentas de resultados de las empresas.

La solución está en buscar en el mercado proveedores que nos garanticen que las cosas se hacen bien, que se cumple con la normativa vigente, que se certifique así y que además permita que los gestores de dichas empresas duerman tranquilos sabiendo que no están expuestos a incidentes relativos a protección de datos o a regulaciones medioambientales. Estos problemas pueden aparecer por vías muy diferentes y pueden hacer referencia a hechos de un pasado lejano y no tenemos más que recordar casos publicados de fichas médicas tiradas a un contenedor conteniendo todos los datos personales de los pacientes.

He aquí unos pasos que pueden servir de guía a cualquier empresa, sea del tamaño que sea:

• Contratar un servicio de borrado de datos dentro de un entorno seguro y privado, que ofrezca un certificado de que todo se hizo correctamente.
• Estudiar la posibilidad de vender los activos que todavía tienen valor en el mercado, lo que supone una fuente de ingresos adicional que aporta dinero a la compañía y que siempre podría ser destinado a otras actividades de forma que no se alterase la operativa de negocio realizado a través de dichos dispositivos.
• Considerar la posibilidad de reasignar equipos a otras localizaciones, consolidando activos.
• Contratar un servicio de empaquetado y transporte.
• Contratar un servicio de reciclaje y eliminación de los activos que finalmente no puedan ni revenderse ni reasignarse y que cumpla con las normativas medioambientales.

La gestión de la información y los datos son temas muy sensibles y pueden exponer a su responsable (bien sea un particular o una empresa) a situaciones no deseadas. El 49% de los líderes de negocio afirman que sus compañías se enfrentan a problemas de gestión de cambios asociados al uso de dispositivos móviles por parte de sus empleados. Es por ello que, con el boom de los teléfonos inteligentes, de la computación en la nube, de la movilidad y del acceso permanente a los datos, las empresas deben tomar mayor conciencia de qué datos pueden entregar cuando venden, cambian o dejan de lado los equipos corporativos por otros nuevos.

Se trata de asegurarse de que un cambio de un dispositivo por otro no genere un problema, no sea un elemento de riesgo no controlado en el tiempo por permanecer en él datos que no debieran de estar (de la empresa y también particulares)…no hay más que pensar en la ingente cantidad de datos que manejamos cada uno de nosotros día a día, las contraseñas, la información confidencial, referida a clientes, proyectos, las ofertas… Según un estudio de IBM, más del 79% de los usuarios de teléfonos inteligentes utilizan sus dispositivos para adquirir bienes y servicios. Hay que pensar que estos datos no pueden transferirse sin control ni sin intención a otra persona o entidad de forma que pueda o no utilizarlos en un futuro para actividades de cualquier tipo. Puede ser una bomba de relojería que puede estallar en cualquier momento.

Para realizar una buena gestión de esta información es imprescindible contar con la ayuda de aquellas empresas que sean capaces de aportar todas las garantías de que se seguirán las mejores prácticas y metodologías probadas y que lo puedan demostrar con la expedición de certificados legales cumpliendo en todo momento con lo que la legislación vigente determine. Un adecuado reciclaje de los equipos otorga a la empresa la tranquilidad de cumplir con las normas y el medio-ambiente, pudiéndose dedicar de pleno a su negocio, utilizando las últimas tecnologías disponibles en el mercado y con la tranquilidad de que en el futuro no va a surgir un problema con impacto económico que afecte al prestigio corporativo y que pueda alterar su buen hacer por cosas referentes al pasado, un pasado que la empresa ya no puede cambiar, tan sólo asumir, porque no hizo lo que debía cuando pudo hacerlo.