Un tercio de los trabajadores piensa que las reuniones reducen la productividad

Jabra, empresa especializada en tecnología de audio y comunicaciones, lanza hoy una investigación titulada Productivity at the Office – Challenges 2015. Este informe revela que las empresas se enfrentan a paradojas en la creación de entornos de trabajo productivos, como la lucha contra las distracciones, reuniones mal organizadas y tecnologías ineficaces. Las empresas invierten en tiempo y herramientas para sus profesionales en oficinas (trabajadores del conocimiento) para mejorar la colaboración con eficacia y concentración. Sin embargo, los trabajadores se enfrentan a 17 tipologías de distracciones diferentes a lo largo de la jornada laboral, atendiendo reuniones improductivas y luchando con una tecnología que fue pensada en su origen para mejorar la productividad.

Principales hallazgos del estudio:

• El 36% piensan que las reuniones de oficina disminuyen la productividad.
• El 46% que los niveles de ruido son el mayor problema de distracción en la oficina.
• El 28% se muestran molestos por el exceso de emails, aunque el 78% prefiere enviar un email a realizar una llamada telefónica para resolver cualquier asunto.

El informe Productivity at the Office revela que la mayoría de los trabajadores cuestionan la productividad de los espacios de trabajo colaborativos que las empresas han creado para lograr eficiencias: la mayoría de estos espacios están situados en oficinas de planta abierta (34%), que por otra parte se consideran las la tipología de ambiente de oficina menos productive (así lo señala el 35%).

Reuniones ineficientes

El informe también revela el escaso conocimiento por los trabajadores para organizar de forma efectiva su tiempo de colaboración. Más de la mitad (51%) están de acuerdo que las reuniones sin una orientación o agenda clara suponen una pérdida de tiempo: el 32% cita la falta de toma de decisiones, el 31% la falta de seguimiento, el 26% la falta de preparación y 25% lo achacan a la tarddanza de los articipantes en la reunion.

En cuanto a las conferencias telefónicas, algunos de los problemas más molestos aducidos se deben al sonido, a no poder escuchar las voces de los interlocutores, a ruidos de fondo, problemas de conexión, calidad de audio en general o desconocer el funcionamiento adecuado del altavoz.

De forma frustrante para los trabajadores, estos son los problemas más frecuentes. Lo que presenta una paradoja: la mayoría de los trabajadores del conocimiento prefieren asistir a reuniones a pesar de las dificultades mencionadas porque perciben que la productividad de la organización aumenta, a pesar de que el 36% consideran que las reuniones disminuyen su productividad personal.

La productividad del tiempo empleado en su ámbito propio es también crucial: los trabajadores dedican la mayor parte de su tiempo en su espacio en la oficina, por encima del 66% del tiempo de la jornada semanal (más de 6 veces que el empleado en reuniones), por lo que ese es el lugar donde se gana o se pierde la productividad más significativa. En cualquier caso, los trabajadores se enfrentan hasta 17 distracciones durante el trabajo, mucha de las cuales son causadas por compañeros. Las más comunes son niveles de ruido que distraen (46%), interrupciones por compañeros (43%) y el amplio número de emails que tienes que atender (28%). Los consultados también valoran factores ambientales que podrían ser major controlados, como la temperatura, la calidad del aire y la falta de privacidad. Reorientando el espacio propio del trabajador para favorecer la concentración podría eliminar una serie de cuestiones que afectan negativamente a la productividad en el trabajo.

Holger Reisinger, Vicepresidente de Jabra, comenta: “La productividad es critica para el éxito del negocio. Todos los recursos asignados se deben utilizar orientados a su mejor ventaja y para el mayor beneficio de la organización, con procesos y herramientas que aseguren que así suceda. Mientras que muchas organizaciones han diseñado espacios de trabajo para facilitar una mejor colaboración y han invertido en tecnología para unir a las personas en reuniones o conferencias, este enfoque no aporta de forma consistente los beneficios esperados. Las empresas tienen que volver a evaluar las necesidades de los conocimientos de los trabajadores para garantizar la productividad a lo largo de la jornada de trabajo para que puedan cumplir con sus objetivos «.

La tecnología es clave

El informe también destaca como una productividad limitada en el trabajo afecta a la capacidad de la empresa para atraer y retener personal, así como las distracciones en el ámbito laboral afectan el equilibrio de conciliación necesario entre la vida laboral y personal. Actualmente, una proporción significativa de los trabajadores tienen problemas para completer sus tareas diarias de trabajo: el 36% completan el trabajo en horas fuera de oficina para asegurarse que sus responsabilidades se terminan de cara al siguiente día.

Para facilitar las reuniones, los dispositivos tecnológicos como tablets, smartphones, software de gestión de proyectos, de mapas de ideas o de intercambio de ideas son de uso frecuente. Sin embargo, la implementación de estas herramientas supone a menudo una merma de la productividad, por ejemplo el tiempo dedicado a la puesta en marcha de conferencias telefónicas. Tanto el tiempo como la inversión desperdiciada son significativos: el 25% de las reuniones se retrasó debido a problemas técnicos y/o de los usuarios. En función del número de asistentes a la reunión, el coste-empresa puede aumentar. Mientras que el 71% de las reuniones tienen lugar en un mismo lugar, el 29% son a través de múltiples ubicaciones por lo que la tecnología que permita la colaboración se hace fundamental. Las frustraciones que genera el desconocimiento de uso de la tecnología representa lo más molesto para cinco de cada diez consultados.

Reisinger concluye: “Las empresas tienen que facilitar un equilibrio entre colaboración y concentración. Hasta la fecha han dado grandes avances para favorecer mayor rendimiento de los trabajadores a través de la colaboración y deben hacerlo garantizando al mismo tiempo que los empleados no pierdan el tiempo tratando de usar tecnología ineficaz. De lo contrario, las organizaciones están desperdiciando recursos cada vez que un trabajador no puede realizar una llamada de conferencia o reunión. Si bien esto sigue siendo un reto, las empresas también tienen que considerar el logro de la productividad en el tiempo de concentración de los empleados. Un espacio de trabajo adaptable en función de la function individual o de la tarea es la nueva forma de trabajar que las empresas deben dar cabida«.

Sobre el estudio Productivity at the Office

El estudio Productivity at the Office se ha realizado en mauo de 2015 con una encuesta a 2.449 trabajadores de 18 y 65 años en Estados Unidos, Reino Unido, Francia, Alemania Rusia, Japón, China, Dinamarca, Suecia y Noruega, como parte de la iniciativa de Jabra denominada ‘New Ways of Working’.

Para bajarse el studio desde la web de Jabra: http://blog.jabra.com/downloads