El problema con los servidores de impresión: utilizar la nube para mejorar la seguridad y el cumplimiento de normativas

• Por Juan Leal, General Manager de Lexmark Iberica.

En los últimos años, los riesgos crecientes para los datos y la información y el endurecimiento de la legislación han puesto de manifiesto la necesidad de una mayor seguridad y cumplimiento de normativas en toda la empresa, especialmente en sectores que mantienen registros confidenciales sobre la salud u otros detalles privados. Proteger la red es obviamente una prioridad, por lo que es vital ser consciente de que todo y todos los objetos conectados a la red pueden ser una vulnerabilidad potencial. Una encuesta realizada por la firma de analistas, Quocirca, revela que 59% de las empresas reportaron una pérdida de datos relacionados con la impresión en el último año, por lo que hay que reconocer que un entorno de impresión no seguro, compuesto de impresoras e impresoras multifunción (MFP), puede ser un objetivo para hackers e intrusos que intenten acceder a la red corporativa.

El problema con los servidores de impresión

Aunque la mayoría de las empresas reconocen que la seguridad del entorno de impresión es de vital importancia, muchas se centran únicamente en el dispositivo en sí y no abordan otros elementos de infraestructura que crean mucho más riesgo del que cabría esperar. Esto se debe a que en la mayoría de las empresas los entornos de impresión son más complejos de lo que lo eran hace unos años. Las demandas digitales implican que los entornos de impresión de hoy en día están compuestos por múltiples dispositivos conectados a numerosos servidores dispersos por toda la empresa.

La naturaleza dispersa y desconectada de esta infraestructura típica crea desafíos para TI y riesgos para la organización. Es probable que las actualizaciones tecnológicas necesarias no estén sincronizadas con las políticas de seguridad de TI. Los servidores pueden estar ubicados físicamente en un lugar inseguro, como la oficina de un gerente en una tienda minorista o un armario sin llave en una sucursal bancaria. En algunos casos, los servidores simplemente se olvidan.

Desafíos de seguridad y cumplimiento

La creciente complejidad de los entornos de impresión debido al carácter dispar y disperso de los múltiples servidores de impresión hace que sean difíciles de mantener y gestionar, lo que tiene como resultado que los dispositivos y la información que producen se vuelvan vulnerables a las violaciones de seguridad y al posible incumplimiento normativo. Las flotas de impresoras que incluyen dispositivos de varios proveedores también son un factor importante. Una encuesta realizada en 2017 por Quocirca reveló que mientras que el 67% de los encuestados que operaban una flota de múltiples proveedores informaron de al menos una pérdida de datos, esta se redujo al 41% en el caso de los que operaban una flota estandarizada.

Cuando los dispositivos pierden sus actualizaciones tecnológicas, se convierten en un objetivo abierto para los posibles hackers e intrusos. Cuando los controles de seguridad son laxos o no existen, las impresiones no reclamadas que se dejan abandonadas en los dispositivos de impresión también se convierten en un problema de seguridad. Los documentos confidenciales que se acumulan en los centros de impresión y en las salas de copiadoras de su oficina pueden extraviarse fácilmente o caer en manos equivocadas, poniendo a una organización en una situación de infracción de las normativas de cumplimiento.

La respuesta está en la nube

La solución para eliminar estas complejas y frustrantes exigencias de mantenimiento de la seguridad, es pasar a una solución diseñada para la era digital.

En Lexmark hemos lanzado recientemente una solución de gestión de la impresión basada en la nube, para permitir controles de acceso, seguridad y cumplimiento normativo más estrictos para nuestros clientes. Esto se basa en la premisa de que, con la administración de dispositivos ubicada en la nube, las actualizaciones tecnológicas y la monitorización se hacen más fáciles. Cuando ya no es necesario estar en el sitio para realizar actualizaciones y analizar el uso de los dispositivos, la responsabilidad de estas tareas vitales se puede subcontratar a un partner tecnológico de confianza que pueda garantizar que cada impresora disponga de las últimas actualizaciones de seguridad de forma inmediata.

Imprimir desde la nube también ayuda a garantizar la seguridad de los usuarios y de la empresa, ya que evita que las hojas no deseadas u olvidadas permanezcan en la impresora sin supervisión. Todos sabemos que a veces es difícil recoger los documentos inmediatamente después de enviarlos a imprimir, y que esto puede suponer un riesgo para la seguridad si los documentos contienen información confidencial. Con la impresión print release en la nube, es posible enviar trabajos de impresión desde cualquier dispositivo, y en cualquier lugar, a la nube. Las impresiones se pueden liberar en una impresora elegida en un momento específico, reduciendo significativamente la posibilidad de que alguien las vea, o las coja, cuando no es el destinatario.

Lo mejor de ambos mundos

Dentro de una empresa, ciertos grupos o departamentos pueden preferir mantener los documentos en su propio lado del firewall. En este caso, una configuración de nube híbrida proporciona una solución flexible que combina la gestión de impresión basada en la nube con servidores en red para adaptarse a diferentes grupos de usuarios y empleados. Esta opción híbrida permite controlar exactamente cómo, cuándo y dónde se utilizan las capacidades de la nube, para que se beneficie de lo mejor de ambos mundos.

Además de la mejora en la seguridad y el cumplimiento de normativas, cuando se implementan en toda la empresa, los servicios de gestión de la impresión en la nube pueden generar análisis globales potentes. Esto proporciona a los administradores de TI la información necesaria para descubrir posibles brechas de seguridad y encontrar áreas que podrían estar operando de manera más eficiente. Armados con esta “inteligencia”, se pueden tomar mejores decisiones sobre qué dispositivos colocar y dónde para optimizar el entorno de impresión.

El cielo es el límite

El proceso de mantenimiento, asistencia y seguridad de una infraestructura de gestión de la impresión y de los documentos, incluso si cuenta con el personal y el presupuesto necesario para ello, puede ser complicado y costoso.

Si bien las impresoras y la nube pueden parecer una asociación poco probable, la impresión en la nube elimina las complejidades de mantener un entorno basado en servidor. Mediante el uso de la tecnología cloud segura, la gestión de la impresión en la nube ofrece una infraestructura de impresión simplificada y optimizada que es más segura y más fácil de gestionar. Para nosotros, en Lexmark, el caso de negocio es claro: la tecnología cloud dotará a su infraestructura de impresión, sus procesos y sus usuarios de los medios necesarios para hacer frente a los retos de hoy y, al mismo tiempo, prepararse de forma proactiva para las complejidades de mañana.