Plan de emergencia de trabajo remoto: qué hacer (y dónde comenzar)

• Por Darren Murph, Head of Remote en GitLab.

Debido a problemas globales relacionados con COVID-19 (Coronavirus) , muchos empleados y empleadores se enfrentan a una nueva realidad: son remotos y no están seguros de cuándo podrán regresar a la oficina. Para los líderes que repentinamente administran equipos de trabajo desde casa, hay cinco cosas en las que puede concentrarse en este momento para maximizar la estabilidad.

Establecer un equipo de liderazgo remoto

Cambiar una división o compañía completa a control remoto desencadena una onda expansiva de cambio . Evalúe a los gerentes actuales y reúna a un equipo de expertos que tengan experiencia laboral remota, y puedan comunicar matices y servir como recursos para aquellos que inevitablemente tendrán preguntas. Una parte central del papel de este equipo será documentar los desafíos en tiempo real, priorizar de manera transparente esos desafíos y asignar DRI (personas directamente responsables ) para encontrar soluciones.

Los asistentes ejecutivos pueden asumir un papel más importante en la transición, funcionando como documentalista en reuniones y ayudando con las comunicaciones internas en cascada para el resto de la organización.

Crear un manual

Esto será rudimentario para comenzar, y servirá como una fuente única de verdad para preguntas más urgentes. Comunique esto a toda la empresa y actualícelo continuamente con DRI para preguntas comunes sobre herramientas y acceso. Esto puede comenzar como un sitio web o repositorio de una sola empresa en Notion o Ask Almanac , y le servirá bien incluso después de que la crisis actual desaparezca.

Uno de los desafíos más importantes cuando se va a distancia es mantener a todos informados de manera eficiente. Ponga un esfuerzo concertado en documentar sistemáticamente los cambios importantes del proceso en un lugar central para minimizar la confusión y la disfunción .

Establecer un plan de comunicaciones

Dependiendo del tamaño del equipo, considere una sala de videoconferencia siempre activa por equipo, donde los miembros del equipo pueden quedarse, o ir y venir a su antojo. Esta simulación ayuda a la aclimatación, lo que permite a los miembros del equipo adoptar el cambio a remoto de una manera menos discordante . También muestra intencionalidad en torno a la comunicación informal , un elemento importante que ocurre espontáneamente en una oficina y necesita un reemplazo inmediato en un entorno remoto.

Cualquiera que sea su visión actual sobre la transparencia, los líderes no deben contenerse durante este tiempo. Es vital mantener la perspectiva a través de este cambio. Todos reaccionan al trabajo remoto de manera diferente, y no todas las casas son espacios de trabajo ideales. Esto puede (y probablemente lo hará) ser irritante, y los miembros del equipo esperarán actualizaciones frecuentes a medida que los líderes repitan su plan de comunicación en tiempo real.

Para un arranque rápido en este frente, considere replicar la guía de comunicación pública de GitLab.

Minimiza tu lista de herramientas

Mientras funciona de forma remota, deje la lista de herramientas al mínimo. Google Docs, una herramienta de chat de toda la empresa (como Microsoft Teams o Slack ), y Zoom son todo lo que necesita para comenzar. Si su equipo necesita acceso a sistemas internos a través de una VPN, asegúrese de que todos tengan acceso fácil y que las instrucciones de uso sean claras.

Trabajar bien de forma remota requiere escribir las cosas . Para las empresas que no tienen una cultura de documentación existente, este será el cambio más difícil. Apunte a canalizar la comunicación a la menor cantidad de lugares posible para reducir los silos y la fragmentación. Querrá resolver proactivamente la confusión masiva cuando se trata de encontrar cosas: políticas, protocolos, mecanismos de divulgación, mensajes, etc.

Impulsar el cambio

Los seres humanos son naturalmente resistentes al cambio, particularmente al cambio que se ve forzado en tiempos de incertidumbre o crisis. Los líderes tendrán que enfrentar esta realidad de frente. Se recomienda un enfoque integral para reconocer la nueva realidad, y es vital para capacitar a todos para que contribuyan al éxito de un modelo remoto.

Particularmente para las empresas con una fuerte “experiencia en la oficina”, es vital que el liderazgo reconozca que la transición remota es un proceso , no un interruptor binario que se debe activar. Los líderes son responsables de adoptar la iteración, ser abiertos sobre lo que funciona y lo que no funciona, y enviar mensajes a todos los empleados.

Administrar una empresa remota es muy similar a administrar cualquier empresa. Todo se reduce a la confianza, la comunicación y el apoyo a toda la empresa de objetivos compartidos .

En el video de arriba, el Jefe de Control Remoto de GitLab comparte sus mejores consejos para empleados y empleadores que se han visto obligados a trabajar desde su hogar con Jack Altman, CEO de Lattice .

¿Es bueno este consejo?

GitLab es la compañía más remota del mundo. Estamos 100% remotos, sin oficinas propiedad de la compañía en ningún lugar del planeta. Tenemos más de 1,200 miembros del equipo en más de 65 países.