El archivo electrónico único como clave de la transformación digital de la Administración

La sociedad lleva inmersa en una transformación digital desde hace unos años y esta evolución está modificando su relación con la Administración y, como consecuencia, el trabajo en los Archivos, debido a un nuevo protagonista: el documento electrónico. El archivo electrónico forma parte de esta metamorfosis digital y la gestión del documento electrónico supone un gran cambio de paradigma tanto para el Archivo como para su profesional.

A día de hoy, se está dotando a la Administración de herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales. Todo esto con criterios de gestión documental, y con nuevas herramientas, metodologías y conceptos, por ejemplo, OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, ENI, etc. Es la unión de los conceptos y las herramientas tradicionales (descripción, cuadro de clasificación, valoración documental, etc.) con lo nuevo lo que marca el camino del archivero y de la profesión.

El archivo electrónico único

En España, tras una normativa y legislación difusa y poco desarrollada, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) ha establecido la obligatoriedad de toda Administración Pública de mantener y gestionar un archivo electrónico único. La ley, en su artículo 17 establece:

• Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
• Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.

El archivo electrónico único es el conjunto de expedientes electrónicos compuesto por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados. Además, los expedientes y documentos deberán cumplir una serie de condiciones establecidas, entre otras, en las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad) de expediente y NTI de documento.

Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, la integridad y la conservación del documento. Por último, dice que los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el ENS (Esquema Nacional de Seguridad), garantizando así la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la calidad, la protección y la conservación de los documentos almacenados.

El Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto, por el que se modifica la Ley 39/2015, realizó una ampliación del plazo para que las diferentes instituciones del sector público implantaran sus correspondientes archivos electrónicos únicos. Ese plazo fue el pasado 2 de octubre de 2020, pero ante la dificultad de concluir estos procesos de adaptación necesarios, se ha ampliado, de nuevo, hasta el 2 de abril de 2021, fecha a partir de la cual producirán efectos las previsiones sobre tales materias. Esto queda plasmado en el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia, que modifica la Ley 39/2015: «Las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de abril de 2021».

Albalá y el archivo electrónico único

Baratz, dentro de sus soluciones de gestión documental, ofrece a las Administraciones Públicas su gestor de documentos de archivo Albalá 7. Es una potente plataforma para gestionar todos los documentos del Archivo que permite administrar, en una única aplicación y repositorio, tanto el archivo en papel como el archivo electrónico. Permite a las Administraciones y entidades afrontar la transformación digital documental.

Bajo el modelo de referencia OAIS, Albalá 7 es una plataforma web que se integra e interopera con gestores documentales y de expedientes de la administración electrónica, recibiendo la documentación generada y preservándola.

Albalá es un Software de Gestión de Archivo que posibilita hacer una gestión integral del mismo, desde el punto de vista funcional como desde el punto de vista del soporte documental físico y/o electrónico. Sus distintos módulos permiten realizar prácticamente todas las tareas archivísticas automatizables en un centro: descripción y clasificación, consultas y préstamos, gestión de depósitos, valoración documental, transferencias, estadísticas, control de usuarios y accesos, tareas de preservación a largo plazo, etc.

Flexible para integrarse con aplicaciones y herramientas de terceros, y preparado para adaptarse a cualquier contexto documental, Albalá es la solución desarrollada por Baratz para el archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, serán legibles y se asegurará su autenticidad.

La transformación digital de la Administración ha llegado y ha obligado a los Archivos a plantearse conceptos y metodología. Hay que considerar el archivo electrónico como una pieza más de un Sistema de Gestión Documental, por lo tanto, se necesitan criterios unificados de gestión de la información. El objetivo final es la continuidad digital, la accesibilidad y la usabilidad de la documentación y eso va ligado a la preservación digital.​