¿Qué software en la nube necesita mi negocio?

• Por Bruno Peláez, Content Analyst de Capterra.

El software en la nube son herramientas digitales, instaladas en servidores de internet, a las que se pueden acceder desde diferentes dispositivos como un portátil, móvil, tablet u ordenador, solamente se necesita conexión a la red. Esto quiere decir que uno puede utilizar estas herramientas desde cualquier lugar. Este servicio es distinto al software “tradicional” que se instala de forma local en un solo dispositivo.

El software en la nube es una tecnología que no debería pasar desapercibida hoy en día. Su uso ha contribuido a que las empresas enfrenten los problemas que surgieron a raíz de la pandemia y también han mejorado los procesos en la mayoría de los negocios que tienen implementados este tipo de productos, por ejemplo, un software de almacenamiento o uno de gestión en la nube.

“El software en la nube puede cubrir uno o varios procesos del negocio, por este motivo es recomendable que las empresas que aún no lo utilizan, consideren esta tecnología para optimizar flujos de trabajo, ya que es útil para todo tipo de organizaciones, no únicamente las que operan a distancia.”

¿Por qué seleccionar software en la nube en vez de software instalado de forma local?

Los motivos principales por los que las organizaciones eligen un software basado en la nube en vez de uno de forma local son los siguientes:

• El proveedor del servicio es quién se hace cargo de las copias de seguridad, la instalación, actualizaciones y demás tareas de mantenimiento del software.
• Es sencillo de implementar y configurar.
• Facilita la colaboración entre equipos y con clientes.
• La facilidad de acceder al software desde diferentes dispositivos.

Por estas razones es recomendable considerar este tipo de tecnología para ciertos procesos de la empresa. Una tarea que no es sencilla ya que implica inversión de tiempo y esfuerzo.

En Capterra hemos recopilado tendencias y opiniones de las organizaciones que ya utilizan software en la nube. Hemos preguntado sobre su proceso de investigación y compra de esta tecnología, conocimientos que pueden ser útiles para saber qué elementos se deben tener en cuenta para seleccionar el software en la nube adecuado.

Para realizar este artículo, Capterra encuestó a 616 personas con poder de toma de decisión en pequeñas y medianas empresas que actualmente utilizan software en la nube. Este grupo está compuesto por propietarios, directivos y managers. La metodología completa de la encuesta se puede leer al final del artículo.

“La evaluación de los procesos de una empresa es clave para identificar el tipo de software en la nube que se requiere. Esta fase de análisis no se debe tomar a la ligera y se debe dedicar tiempo y recursos, involucrar a personal de distintos departamentos, crear un mapa de cómo funciona el negocio, puntos fuertes, puntos débiles, y lo necesario para encontrar lo que se puede mejorar con productos en la nube.”

Qué software en la nube necesita el negocio es el principal reto en el proceso de selección y compra

Conocer los procesos que se pueden optimizar en una empresa requiere una investigación implicando a distintos miembros de la organización. Esto es clave, ya que si no se tiene claro que se busca mejorar se puede perder tiempo y esfuerzo. En esta fase de análisis y evaluación de procesos puede resultar útil usar un software de gestión de procesos.

En este paso de análisis de procesos es posible que se descubra que se requiere más de una herramienta de software en la nube. Por ejemplo, de las empresas que tienen implementada esta tecnología, la mayoría (65 %) utiliza de una a cinco a herramientas y un 19 % usa de 6 a 10 productos. Por lo que es probable que se tengan que considerar distintos programas para diferentes aspectos del negocio. Por ejemplo, software de seguridad o herramientas de comunicación en la nube.

Los siguientes desafíos que señala la encuesta son: conocer y comparar las opciones de software que se necesitan y encontrar uno que se ajuste al presupuesto. En esta etapa, plataformas de descubrimiento de software como Capterra facilita esta tarea, ya que presenta una amplia base de datos y funciones de comparación de prestaciones, precios y otros elementos que se necesite tener en cuenta.

El cuarto desafío es encontrar un software que sea adecuado al conocimiento técnico del equipo, esto también es importante ya que tener una herramienta demasiado compleja, aunque sea muy completa, puede resultar contraproducente. Cuando se esté realizando la investigación de procesos a optimizar se puede también valorar el nivel de conocimiento técnico de los empleados.

Por último, otro desafío a tomar en cuenta, es encontrar un proveedor local. Las empresas que hacen uso de estas herramientas consideran importante que el proveedor se encuentre en el país, ya que así se aseguran de que el software está regulado por las leyes locales (en este caso las europeas) de almacenamiento y privacidad de datos.

El software en la nube no es complicado de implementar, según los encuestados, la mayoría indica que es sencillo o muy sencillo (65 %) mientras que un 30% dice que es de dificultad normal.

Factores a considerar en la compra de software en la nube

Seguridad – El software en la nube transmite los datos de la empresa por internet y también los almacena ahí. Esta es una de las ventajas principales de esta tecnología, la posibilidad de acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, pero también es una de las principales preocupaciones porque está más expuesto a hackers.

Es importante saber qué tipo de medidas de seguridad tiene el proveedor del servicio. A su vez también se puede complementar con herramientas para proteger las transmisión de datos como un software VPN o programas de encriptación.

Funciones – Las funciones tienen que ser las adecuadas para el ámbito de negocio, tal vez una herramienta es muy completa pero no necesariamente se utilizarán todas sus prestaciones o no tiene exactamente una función específica para un proceso clave.

Una de las ventajas del software en la nube es su escalabilidad, muchos programas ofrecen la posibilidad de aumentar o disminuir las funciones según lo requiera la organización. Esto es muy práctico en caso de que la empresa crezca o cambie de modelo de negocio.

Planes de precio – Los planes de precio están relacionados con la escalabilidad. La mayoría de las herramientas en la nube se presentan a distintos precios, de esta forma ofrecen más o menos funciones, aumentando o disminuyendo el número de usuarios, agregando o restando las capacidades de los administradores, por mencionar algunas de las variables.

“Tener pruebas gratuitas o demos de los productos que se están analizando para su compra es una fase importante. Gracias a estos periodos se puede evaluar si el software se adecua a las necesidades de la empresa, si cubre ciertos procesos, si es compatible con los demás productos que se usan actualmente, si es demasiado complejo o demasiado simple para los empleados, etc. A la vez, se debe investigar cómo el proveedor del servicio protege y almacena los datos de sus clientes.”

Integraciones – Un aspecto importante es saber que el software en la nube se puede comunicar correctamente con las demás herramientas que utiliza la empresa, ya sean también en la nube o instaladas localmente. Cuando se selecciona un software se debe tener claro si el producto en cuestión tiene la capacidad de intercambiar información con otros programas de manera nativa o si requiere una herramienta intermedia. Existen diversas herramientas de integración, como el software de gestión de API, que facilitan esta comunicación.

Como media general, elegir software en la nube lleva de 2 semanas a 1 mes y se revisan entre 1 y 3 productos

El proceso de selección de un software en la nube no es rápido pero tampoco lleva demasiado tiempo como media. La mayoría de los encuestados observa que valorar y comprar un producto toma de 2 a 4 semanas.

Así como el número de productos que se comparan tampoco es alto:

• 61 % evalúa de 1 a 3 productos.
• 26 % evalúa de 4 a 5 productos.
• 9 % únicamente tiene en cuenta uno solo.
• 4 % evalúa de 6 a 10 productos.

Los periodos de prueba que ofrece un software en la nube también son importantes. Durante este tiempo la organización puede saber si el producto es el adecuado, es en esta fase cuando se descubre si las funciones del servicio se adaptan a las necesidades. Un 49% de las pymes encuestadas indica que realiza de 2 a 3 pruebas gratuitas antes de tomar una decisión de compra, un 26 % únicamente hace una prueba gratuita y un 16 % señala que lleva a cabo de 4 a 5 períodos de prueba.

Aspectos clave a considerar cuando se quiere implementar software en la nube en una empresa

El software en la nube es una tecnología que ayuda a mejorar procesos de negocio y su accesibilidad desde cualquier dispositivo permite tener la información actualizada en tiempo real.

Al considerar integrar este tipo de software en una empresa se deben tener en cuenta principalmente los siguientes puntos:

• Identificar en qué proceso se quiere implementar.
• Invertir tiempo en comparación de características y precios, aprovechando los periodos de prueba gratis que ofrecen los desarrolladores.
• Tener en cuenta el nivel de seguridad con el que el proveedor protege los datos de la empresa.
• Conocer la escalabilidad del producto, tanto en funciones como en precio, de esta forma se pueden cubrir diferentes escenarios por los que puede pasar la empresa en un futuro.

Como se ha visto, seleccionar software en la nube es un proceso que lleva su inversión de tiempo y trabajo pero muy probablemente puede resultar provechoso para la empresa.