Firma digital para empresas: qué es, qué ventajas ofrece y cómo gestionarlo

Seguro que alguna vez has firmado de forma digital algún tipo de documento dirigido a la administración pública. Si es así debes saber que la firma digital también puede usarse en las empresas, y que cuenta con muchos beneficios y ventajas. A continuación te contamos qué es la firma digital, que ventajas aporta a las empresas y cómo gestionarla de manera eficiente.

Qué es la firma digital para empresas

La firma digital para empresas es un tipo de firma electrónica que funciona utilizando un ID digital con un certificado de autenticidad de identidad del firmante (en este caso de la empresa) y que aporta de esta manera legalidad y validez a la firma. Se trata de un tipo de validación que deben llevar a cabo las autoridades de certificación.

Esta firma digital para empresas se puede utilizar para firmar documentos importantes o para firmar contratos. Es una alternativa cada vez más habitual que las empresas dispongan de herramientas que les permitan agilizar el proceso de firma y realizarlo de manera digital, ya que esto aporta muchas ventajas en comparación con las firmas tradicionales, que explicaremos en el siguiente punto.

Hace algún tiempo, para poder digitalizar cualquier tipo de documento firmado, las soluciones eran poco profesionales como la impresión de los documentos y su posterior digitalización tras la firma, así como el uso de editor de imágenes.

Actualmente es posible realizar la firma digital para empresas mediante softwares de firma digital que permiten realizar este tipo de firmas a distancia de forma segura, cómoda y sencilla. De esta manera, utilizando gestores documentales o sistemas de ficheros, es posible obtener documento para firmarlos digitalmente, en la mayoría de casos en formato PDF.

Qué ventajas ofrece la firma digital para empresas

A la hora de firmar documentos se debe buscar la legalidad, además de la rapidez, con lo que las herramientas que permitan unir ambos factores con la seguridad, como las firmas digitales, son sin duda la alternativa perfecta para las empresas. De esta manera, la firma digital es perfecta, porque une rapidez y seguridad y es susceptible de verificación por terceros en todo momento, con lo que permite identificar a los firmantes y detectar anomalías a la hora de firmar documentos, con lo que resulta todavía más segura si cabe.

Del mismo modo, cabe reseñar también que la firma digital será igual de válida que la firma manuscrita mientras se encuentre autenticada por procedimientos y claves seguros, así como validada y regulada por una autoridad certificadora. Estos sistemas de firmas agilizan y facilitan en gran medida los trámites legales a las empresas.

Además, entre las ventajas principales de las firmas digitales para las empresas encontramos que son una gran alternativa para firmar a distancia, que permiten ahorrar tiempo en comparación con las firmas tradicionales y que además ayudan a reducir costes y a ahorrar a nivel de recursos administrativos.

Asimismo, las firmas digitales para las empresas son mucho más sostenibles porque permiten dejar de utilizar papel sin ningún tipo de criterio, y a nivel de legalidad son tan válidas como las firmas físicas.

Del mismo modo, con las herramientas adecuadas es posible conocer la trazabilidad de los documentos digitales que vayamos a tratar, así como cabe reseñar de nuevo que los documentos firmados digitalmente se almacenan de manera segura e incorporan certificados electrónicos y una fuerte protección gracias a los diferentes sistemas de seguridad que incorporan (fuente: https://www.bizneo.com/blog/firma-digital-empresas).

Cómo gestionar la firma digital para empresas

A la hora de gestionar la firma digital para empresas debemos tener en cuenta que podemos hacerlo de manera sencilla con un eficiente software que nos permitirá firmar todo tipo de documentos en nombre de la empresa de manera legal, segura y rápida. Este tipo de sistemas pueden utilizarse para firmar con el smartphone, ya que todos ellos disponen de pantalla táctil, con la tableta, al contar con unas prestaciones parecidas, e incluso con el ordenador, ya que, aunque no disponga de pantalla táctil, nos permitirá usar el ratón para registrar la firma digital.

Es posible encontrar un gran número de soluciones de software diferentes para poder digitalizar firmas de manera eficiente, rápida y sencilla que nos permitirán gestionar este proceso.

Este tipo de softwares de firma electrónica para empresas permiten realizar firmas digitales de todo tipo de documentos, contratos y documentación para dejar de usar el papel de forma definitiva. Una de las ventajas principales y de sus funcionalidades más interesantes es que suelen permitir realizar solicitudes de firmas masivas, paralelas o secuenciales.

Estos softwares te asegurarán que todos los documentos y contratos quedarán firmados de manera sencilla y pasarán a ser totalmente legales. De esta forma, gracias a un eficiente sistema de autenticación avanzada, los trabajadores de Recursos Humanos tendrán la ventaja de poder solicitar la firma electrónica de todo tipo de documentos, así como de gestionarlos de manera ordenada y colaborativa.

Con este tipo de softwares será posible firmar contratos, ofertas de trabajo, documentos PRL o comunicaciones laborales, entre otros documentos. Además, pueden firmarse desde todo tipo de dispositivos de manera sencilla, legal y muy segura, y nos permitirán tener acceso a ellos desde cualquier lugar, así como enviarlos de manera masiva, realizar seguimiento, etc.

De esta manera, aprendiendo a gestionar este tipo de softwares será posible garantizar el control y la seguridad de la información de la empresa gracias a la digitalización de las firmas, además de manejar de manera sencilla todos los documentos de la empresa.