La importancia de una solución cloud para aunar fuerzas con los proveedores

El Grupo de Life Sciences de AUSAPE aborda las estrategias, puntos fuertes, retos y lecciones aprendidas de la implantación de SAP Ariba en empresas de la industria farmacéutica.

En un entorno problemático para las cadenas de suministro como el actual, un sector crítico como el farmacéutico encara desafíos clave para garantizar su flujo de compras y hacerlo contando en todo momento con sus proveedores. El uso de una solución cloud, con la flexibilidad y cobertura global que estas aportan, permite dar respuesta a los principales retos en la gestión de compras de la industria farmacéutica: alto nivel de regulación y transparencia, gran cantidad y variedad de proveedores y necesidad de cobertura internacional.

Dentro de los portales dirigidos a proveedores, SAP Ariba es el más utilizado del mundo; en España, prácticamente el 75% de las empresas del Ibex-35 trabajan con Ariba. Por ello, el Grupo de Trabajo de Life Sciences de AUSAPE le dedicó una sesión el pasado 21 de octubre, en la que dos compañías de la industria farmacéutica, Almirall y Esteve, compartieron su experiencia en la implantación de esta solución.

Según explica Albert Puigmartí, SAP Ariba Presales en Seidor, se trata de una solución en la nube, escalable, en constante evolución y que dispone de plataforma multiidioma y multimoneda de cara a su uso en transacciones internacionales. SAP Ariba se compone de distintos módulos: Supplier Lifecycle & Performance (proveedores), Ariba Sourcing (subastas y licitaciones), Ariba Contracts (negociación y contratos), P2P Buying & Invoicing (solicitudes de compras indirectas e ingresos de facturas), DSN (gestión de compras directas) y Supply Chain Collaboration (participación de proveedores).

Nuria Utgés, head of IT Service Delivery en Almirall, y Joaquín Buscarons, business technology expert manager en Esteve y coordinador del grupo de Life Sciences de AUSAPE, explicaron por su parte las estrategias, puntos fuertes, retos y lecciones aprendidas de la implantación de Ariba, que pueden servir de referencia para otras organizaciones que estén pensando en instalar esta solución de compras electrónicas y cadena de suministro.

La estrategia global de un proyecto típico de implantación de Ariba, que dura en torno a cuatro meses, se basa en cinco fases: preparación, diseño, realización, despliegue y soporte. Puigmartí señala que se emplea la metodología SAP Activate, donde prima la velocidad de la implementación.

Entre los factores clave de éxito, Utgés y Buscarons coinciden en destacar la necesidad de disponer de un equipo dedicado y comunicar las expectativas y plazos a toda la compañía. También es importante efectuar pruebas antes del arranque con los usuarios en el sitio, usar plantillas estándar, rastrear el impacto del cambio en empleados y proveedores y cambiar a una adopción que conduzca a un mejor rendimiento operativo. Los cuatro indicadores más relevantes son: una dirección única en toda la organización, un modelo global, la mejora de la adopción y el alto rendimiento operativo.

¿A qué retos clave se enfrentan las empresas que abordan la implementación de Ariba? Utgés y Buscarons apuntan la velocidad de la implementación, la comunicación interna y externa, la gestión del cambio y la disponibilidad de roles clave.

Respecto a las lecciones aprendidas, Utges destaca la importancia de consolidar al máximo las decisiones previas, dedicar tiempo suficiente para hacer pruebas de forma exhaustiva, minimizar el volumen de datos históricos y acompañar a los proveedores en el proceso de integrarse en Supplier Lifecycle & Performance. Así como tener en cuenta los retrasos en la implementación derivados de problemas técnicos en SAP Ariba.

Con todo, según explicaron, los beneficios para el negocio de usar una solución de gestión de compras y cadena de suministro son importantes. Principalmente, controlar el gasto, simplificar y digitalizar los procesos de compra, y dar transparencia y compliance a esos procesos, haciendo partícipes a todos los proveedores. Esta colaboración en la cadena de suministro facilita además que los proveedores conozcan nuestras predicciones, planes de entrega y stocks en los almacenes y en consigna, reduciendo la rotura de stock. Y, no menos importante en un sector como el farmacéutico, servir de plataforma para el intercambio de documentos de control de calidad.