Digitalización de facturas y documentos ¿Cómo prepararte?

La digitalización de facturas y documentos para empresa, es un paso indiscutible que te hará progresar en el mundo digital; existen tres motivos fundamentales para comenzar esta adaptación:

Siempre se habla de cómo la digitalización de facturas y documentos es la clave para agilizar y facilitar las tareas en una empresa. Sin embargo, ¿Qué hay del proceso para poder llegar a este punto? ¿Es sencillo hacer la digitalización en una empresa? Lo cierto es que todo dependerá de qué tan preparada esté tu compañía para enfrentar este proceso de cambio, desarrollo y adaptación.

Por suerte, existen muchos pasos a seguir en la digitalización de facturas y documentos para empresa. Tomarlos es importante para asegurar que el proceso se completa de manera rápida y que no presente obstáculo para las actividades normales de tu compañía mientras se procesa toda la información. Aquí te explicaremos qué es lo más importante a tener en cuenta y cómo puede ayudarte en este proceso de adaptación.

Formar e informar a tus empleados sobre los nuevos cambios en la digitalización de facturas y documentos

Antes de implementar un cambio en la digitalización de facturas y documentos, primero será necesario formar a tus empleados al respecto. Se trata de un proceso que debe ocurrir con cualquier nueva herramienta que se incluya en la empresa. Esto asegura que, al momento de realizar la adaptación a los nuevos procesos; los empleados sepan exactamente qué hacer y cómo adaptar sus tareas a las nuevas posibilidades que presentan las herramientas de digitalización.

Integración con ERPs y otras herramientas de gestión digitales

La digitalización de facturas y documentos implica que todos tus datos estarán disponibles solo en formato digital. Debido a ello, será necesario contar con equipos y herramientas que te permitan gestionar todos estos documentos de manera adecuada en su nuevo entorno. Usar ERPs es el mejor camino a tomar, ya que estos se fusionan muy bien con la gestión de datos digitales.

En la actualidad existen una gran variedad de ERPs disponibles. Sin embargo, se recomienda que optes por uno con la capacidad para gestionar mucho más que tus documentos y facturas digitales. Este debe ser capaz de combinar estos con otros aspectos de la empresa como pagos, compras, datos de tu clientela, seguridad y mucho más. De esta manera, podrás conseguir más ventajas y beneficios.

Deja que los profesionales se hagan cargo de la digitalización de facturas y documentos

La digitalización de facturas y documentos no es sencilla. Si es tu primera vez pasando por este proceso, al principio puede haber algo de resistencia y confusión. Es por ello que, mientras todos se adaptan, optar por delegar la tarea de supervisar que todo salga a bien a un profesional no tiene nada de malo.

De hecho, esto puede traer más beneficios a largo plazo. Se debe a que el profesional se encargará de identificar los puntos débiles y tratarlos; creando una base de acción y adaptación positiva que se extenderá a medida que la empresa se desarrolla en el mundo digital.

Adaptación a las regulaciones legales

La digitalización de facturas y documentos es la nueva normalidad. Debido a ello, la mayoría de instituciones legales como Hacienda ahora han puesto nuevas regulaciones y reglamentos. Todo para asegurar que los datos se procesan de manera correcta. Debes asegurarte de aprender cuáles son para incluirlas en tu proceso digital.

Otra opción es optar por un programa de gestión o ERP que se encargue de adaptar los documentos de manera automática. Esta es una función muy común hoy en día y que te evitará muchos dolores de cabeza y problemas legales.

Seguridad, un aspecto imprescindible

Mientras que el mundo digital suele ser más seguro en general, no está exento de errores. Los ataques cibernéticos no son muy frecuentes, pero pueden ocurrir. Es necesario que estés preparado para evitar pérdida de datos o que tu empresa se vea comprometida debido a una invasión de privacidad.

Para ello debes contratar un servicio de protección separado o buscar un ERP que lo incluya. Lo básico es que se encargue de encriptar los documentos y datos de tu empresa. Esto consiste en pasarlos a un lenguaje único que solo aquellos con el acceso correcto podrán entender, ofreciendo seguridad definitiva.

Adapta la estrategia de tu empresa a la digitalización de facturas y documentos

La estrategia de desarrollo digital y físico de una empresa son muy diferentes. Cada uno requiere de objetivos únicos, con metas distintas. Es por ello que, una vez apliques este cambio, también tu manera de desempeño debe cambiar. De hecho, es probable que alcanzar lo que quieres se vuelva más sencillo. Debido a que ahora contarás con una mayor cantidad de oportunidades, herramientas más fáciles de usar y nuevas tareas que hacer.