Kit de bienvenida para empleados remotos

Enero de 2019. Liz consiguió un nuevo trabajo en una empresa de software y este es su primer día en la oficina. Cuando ella entra, el gerente de la oficina la saluda con una gran sonrisa en su rostro y le muestra dónde está su escritorio. Hay un kit de bienvenida esperándola. Un portátil nuevo, una taza con una cita divertida para tomar café con sus colegas, un cuaderno y pegatinas.

Avance rápido hasta abril de 2023. Otro primer día de trabajo para Liz, solo que esta vez trabajará de forma remota. Se despierta, se sirve un poco de café en su taza de su trabajo anterior y enciende su portátil personal. Es su primer día, pero realmente se siente como cualquier otro día.

Sin embargo, no debería ser así. Antes de que la pandemia cambiara la forma en que trabajamos, y nos hiciera considerar los beneficios del trabajo remoto permanente, el primer día de un nuevo empleado era simple. Entrarían en una oficina. Tendrían caras amigables (con suerte) y un escritorio con un ordenador (sin duda) esperándolos. Probablemente también habría suministros de oficina y alguien que les mostrara sus funciones.

Unirse a un equipo ciertamente se ve diferente hoy en día. Pero no debería sentirse diferente.

La incorporación remota ciertamente simplifica muchos elementos de la incorporación regular. Hay menos incomodidad. Menos papeleo. Pero también, menos de un toque personal.

Eso no está bien. La incorporación de empleados remotos debería replicar los sentimientos cálidos y confusos de ser bienvenido a un equipo, así como todos los aspectos prácticos de la misma. Sus nuevos empleados deben sentirse conectados desde el primer día, no aislados y perdidos.

Aquí es donde entra en juego un kit de bienvenida.

En este artículo hablaremos de por qué necesitas ofrecer un kit de bienvenida a los empleados remotos y qué puedes (y debes) incluir en él .

Qué debes incluir en tu kit de bienvenida para empleados remotos

Un kit de bienvenida, también conocido como kit de incorporación, es más que un simple “kit”. Señala el compromiso y el respeto de su empresa hacia su nuevo empleado. Muestra que estás emocionado de que se unan a tu equipo. Y esto es particularmente importante cuando se trata de empleados remotos.

Al igual que Liz, los empleados remotos pueden sentir que su primer día no es nada especial, si estuvieran acostumbrados a trabajar desde una oficina. Y si bien enviarles un kit de bienvenida no puede replicar la sensación de estar en la misma habitación, es un gran comienzo. Especialmente si el botín es reflexivo y está orientado a las necesidades únicas de trabajar desde casa.

A continuación, encontrará algunas ideas sobre qué incluir en su paquete de bienvenida, desde lo esencial hasta lo “superior”.

Lo escencial

Ordenador o portátil y ratón: la mayoría de las personas tienen su propio ordenador o portátil en casa hoy en día. Pero eso no debería importar. Si no espera que los empleados en el sitio lleven sus portátiles personales al trabajo todos los días, tampoco debe esperar que un empleado remoto trabaje en las suyas. (Eso se llama un “ trabajador independiente ”).

Proporcionar a sus nuevos empleados remotos su propio ordenador o portátil de la empresa no es solo un buen gesto; también es práctico. De esa manera, puede asegurarse de que todos los programas y el software que necesitan ya estén instalados y puede estar más seguro de que su ordenador no fallará cada vez que tengan que estar en una llamada de Zoom.

Un teléfono de empresa y/o un conjunto de auriculares: Esto depende de la situación. Pero si su nuevo empleado trabajará en ventas o servicio al cliente y debe hacer varias llamadas a los clientes todos los días, no debería tener que usar sus propios dispositivos.

¿Ofrecer un nuevo teléfono es un gasto demasiado grande? Tal vez pueda configurar un plan de llamadas para sus vendedores. ¿La mayoría de esas llamadas comerciales se pueden manejar en línea? Entonces se debe incluir un parlante/auricular profesional en su kit de bienvenida.

Guía de orientación: probablemente ya programó una llamada de orientación con su nuevo empleado, pero aún es importante brindarles una guía tangible que puedan consultar cada vez que tengan preguntas. Como apunta este artículo de Training Industry, una guía de orientación es como un GPS para tus nuevas incorporaciones , para que no se sientan perdidos en su primer día.

Por supuesto, no tiene que ser literalmente “tangible”.

Puede ser simplemente un curso de incorporación en línea en su LMS. Los nuevos empleados pueden acceder a este curso cuando lo deseen y encontrar una presentación de su empresa y valores, un organigrama y los datos de contacto de sus compañeros de trabajo.

…lo que nos lleva al siguiente elemento esencial.

Cursos en línea: el propósito de un kit de bienvenida para empleados es hacer que los nuevos empleados se sientan apreciados. Bueno, trabajar para una empresa que está dispuesta a invertir en desarrollo y capacitación continuos hace eso.

Según la última encuesta de trabajo remoto de TalentLMS , el 78% de los empleados remotos que no han recibido capacitación de sus empleadores, desearían haberlo hecho . Dependiendo de la edad, sus necesidades específicas alternan entre la capacitación en habilidades duras y la capacitación en habilidades blandas, pero la mayoría está de acuerdo en que completarían la capacitación incluso fuera de su horario laboral.

Y no se trata sólo del desempeño laboral. Los datos de la encuesta muestran que los empleados que han recibido capacitación también se sienten más felices trabajando desde casa y más valorados por sus empresas.

Así que no espere hasta que estén más “establecidos” en su rol. Presentar su LMS y sus cursos en línea desde el primer día solo puede ser beneficioso para sus nuevos empleados.

El botín de la empresa

No todas las empresas pueden crear y distribuir productos de la empresa. Y ciertamente no tienes que hacer todo lo posible. Pero incluso uno o dos elementos de la lista a continuación serán una gran adición a su kit de bienvenida.

Una taza o termo: una taza es un elemento básico cuando se trata de merchandising de la empresa. Empresas como Meridian, por ejemplo, incluyen tazas, entre otras cosas, en su kit de bienvenida.

We just started doing more #welcomekits ! Our employees love them just as much as our customers! Personally, I’d prefer one with @MRFsMolly products in it, but here is one of our latest new employee kits🙂 #promochat #welcomekit pic.twitter.com/N2jkWc50gv

— Meridian (@Meridian_Direct) April 10, 2019

Pero también puedes optar por un termo, una taza de viaje o una botella de agua. Muchos trabajadores remotos optan por trabajar desde cafeterías (cuando la vida y la pandemia lo permiten), por lo que esto les ayudaría a rellenar sus bebidas con estilo.

Camiseta o sudadera con capucha: este es un artículo más complicado de incluir en su kit de bienvenida cuando incorpora empleados remotos. Por un lado, hará algunas buenas fotos de equipo durante su próxima llamada de Zoom. Sin embargo, por otro lado, obtener una camiseta o una sudadera con capucha que no te queda bien no significa exactamente “bienvenido al equipo”.

Entonces, si puede encontrar una solución rentable que le permita incluir el tamaño lo más posible, hágalo.

Cuaderno/bolígrafo: Los cuadernos y bolígrafos pueden sentirse como un elemento superfluo cuando todo el trabajo se realiza en línea. Pero al igual que las notas escritas a mano, nunca pasarán de moda. Para muchas personas, tener un bolígrafo y papel para anotar sus pensamientos puede ser muy útil cuando trabajan desde casa y no tienen disponible toda la papelería necesaria.

Auriculares: en la era de las constantes llamadas de Zoom (que, para muchos empleados remotos, coinciden con la educación en el hogar de sus hijos), un par de auriculares ayuda a crear un entorno de trabajo sin ruido.

Alfombrilla de ratón o funda para portátil: si vas a incluir solo un artículo de merchandising de la empresa en tu kit de bienvenida, este es uno de los más prácticos.

Mochila: puede optar por una mochila en lugar de una funda para computadora portátil, especialmente si el plan es que los empleados remotos visiten la oficina física de vez en cuando.

Es agradable tener

Esta nueva era del teletrabajo ha creado nuevas necesidades. Pero, ¿qué son estos, exactamente? Les pedimos a los encuestados de la encuesta de trabajo remoto de TalentLMS que eligieran los principales beneficios que les gustaría recibir de sus empleadores. El 75 % de ellos dijo que podría usar una asignación para cubrir muebles de oficina nuevos para el hogar, mientras que al 65 % le gustaría una asignación de comida para pedir el almuerzo para la entrega.

Considere algunos (o todos) de los siguientes elementos y su kit de bienvenida marcará una gran diferencia en la vida de sus empleados.

Asignación de comida diaria para un servicio de entrega: si su empresa proporcionó una asignación de comida o almuerzo gratis en la oficina antes, tiene sentido ajustar esa tradición a la era del trabajo remoto. Puedes ofrecer una tarjeta prepago o cheque restaurante para que los empleados almuercen, o incluso colaborar con un servicio de entrega local para dar cupones o crédito diario.

Una asignación para cubrir los muebles de la oficina en el hogar: el vicepresidente de desarrollo comercial de AdAction señala en este artículo de Forbes cómo ayudar a los empleados a crear un espacio de trabajo designado en un hogar podría prepararlos para el éxito . Es muy importante crear límites entre la vida laboral y la vida hogareña, como le dirá cualquier trabajador remoto.

Membresía a sitios web, servicios y medios relacionados con el trabajo: este es un buen extra que, dependiendo de su línea de trabajo, puede marcar la diferencia. Si, por ejemplo, sus empleados necesitan consultar medios como Business Insider o SHRM que tienen un muro de pago después de algunos artículos, una suscripción es agradable y práctica.

Los regalos por encima y más allá

En la misma encuesta de TalentLMS sobre el trabajo remoto, hubo algunas ventajas más que ocuparon un lugar destacado en las preferencias de los empleados remotos. Al 58% de ellos le gustaría un curso de entrenamiento/ejercicio de su elección, mientras que al 53% de ellos le encantaría suscribirse a un servicio de streaming como Netflix o Spotify.

Incluir algunos de los artículos a continuación en su kit de bienvenida lo hará sobresalir del resto.

Entrenamiento en línea: Ya sea yoga o CrossFit, hacer ejercicio desde casa ha sido un salvavidas para muchos. Los descansos frecuentes para hacer ejercicio ayudan con la productividad y la concentración, por lo que ofrecer a sus empleados acceso a capacitación en línea es una gran idea. En lugar de hacer ejercicio, o además de hacerlo, podría ofrecer acceso a aplicaciones de salud mental o meditación que también pueden mejorar el bienestar de los empleados.

Tarjetas de regalo para comercios locales: esto no solo ayuda a fortalecer el vínculo entre las nuevas contrataciones y la empresa, sino que también dinamiza la economía local.

Audiolibros y podcasts: en lugar de enviar un libro a sus trabajadores remotos, puede regalarles un audiolibro o una suscripción a un podcast. De esta manera, tendrán acceso a más recursos y su paquete será más liviano.

Una suscripción a Netflix o un servicio similar: no todo en su kit de bienvenida tiene que estar estrictamente relacionado con el trabajo. Al incluir un beneficio como ese, demuestras que valoras el tiempo libre de un empleado, y discutir el último episodio de The Crown podría ser un buen tema para tu próximo chat de agua virtual.

Una lista de reproducción de Spotify con las canciones favoritas de todos los miembros del equipo: ¿Informal? Tal vez. ¿Alegre e inclusivo? Definitivamente.

Paquetes de bienvenida: listos para entregar

Los kits de bienvenida no tienen por qué ser caros. Simplemente elija algo que sea reflexivo, que hable de la cultura de su empresa y que hará que sus nuevos empleados remotos anticipen su primer día.

También es importante planificar sus paquetes de incorporación remota con mucha anticipación. Desea que los nuevos empleados reciban todo el equipo necesario antes del primer día, para que estén listos para conocer a sus nuevos compañeros de trabajo y asumir sus primeras tareas.