¿Podemos detener los intentos de fraude en la facturación?

• Por Luis Cadillón, Director de la unidad de negocio SMB & CPA de Cegid en España.

Nos encontramos en un momento de rápida evolución, en el que la sociedad avanza implacable hacia cotas de digitalización y transparencia nunca vistas, pues la tecnología es un aliado clave para incrementar la competitividad de las empresas.

En el mundo empresarial es evidente y está más que aceptado que la transición a la factura electrónica debe ser parte integral de la estrategia de digitalización de las organizaciones, pero no está de más recordar los motivos.

La factura electrónica agiliza los procesos de recepción y envío de documentos tributarios y, por tanto, reduce los plazos de pago. Además, implica menores costes operativos en papel, impresión y correo, lo que contribuye a reducir la huella de carbono de las organizaciones.

Sin embargo, ha crecido la ciberdelincuencia desde la pandemia, lo que, a su vez, ha incrementado el riesgo de fraude asociado a la facturación. Algunas de las formas más comunes incluyen el phishing, en el que los autores se hacen pasar por una entidad legítima (como un banco o una empresa), enviando correos electrónicos falsos solicitando información personal o financiera. También hay otro tipo de fraude donde se envían facturas falsas que parecen reales pero con precios inflados, productos o servicios no entregados, etc. Además, existen peligros como la falsificación de documentos y la interceptación de correos electrónicos que contengan datos de facturación o bancarios para robar información confidencial. Esto nos lleva a la pregunta: ¿se pueden detener los intentos de fraude en la facturación?

Cómo combatir el fraude mediante la facturación electrónica certificada

Para hacer frente a estos actos fraudulentos, se han creado mecanismos y normas a nivel europeo, con el fin de cifrar los datos e identificar claramente el origen de las facturas. De esta manera se podrá garantizar la fiabilidad de los documentos fiscales transmitidos por vía electrónica. En España, estos mecanismos fueron definidos en la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude, y dentro de ella con el Sistema Verifactu.

Para garantizar la autenticidad y legitimidad de las facturas, en España se ha optado por la colocación de un certificado electrónico en las mismas. Este certificado digital, que sólo puede adquirirse a través de la AEAT, permite identificar inequívocamente el origen de los documentos tributarios, al tiempo que garantiza la integridad de los datos presentes en dichos documentos, impidiendo que puedan ser duplicados y/o alterados. En definitiva, este certificado electrónico cumple la finalidad de identificar y «sellar» las facturas electrónicas, pasando por un sistema criptográfico.

Para garantizar la seguridad en la facturación electrónica, esta protección añadida es esencial. Por ello, la referida Ley Antifraude estableció la obligación de adoptar este mecanismo, con efecto preceptivo a partir del 1 de Julio de 2024 (y voluntario desde el 1 de Julio de 2023) para todas las empresas o autónomos, menos a aquellos que ejerzan su actividad en Canarias, territorios forales o que estén acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información). Y ahí entra en juego el Sistema Verifactu.

El Sitema Verifactu es el procedimiento encargado de compartir con Hacienda facturas verificadas que deben cumplir los siguientes requisitos: Legibilidad, trazabilidad, integridad, conservación, inalterabilidad y accesibilidad. Además, una vez emitidas dichas facturas, no se podrán realizar modificaciones ni reescribir sobre las mismas. Las ventajas que ofrece este sistema es que se obtendrán facturas más confiables y difícilmente manipulables. Como receptores de las mismas, podremos comprobar de forma online si se trata de facturas reales o fraudulentas, así como descargar la información e incluirla automáticamente en nuestros libros contables gracias a un código QR insertado en las mismas. Como emisores de las facturas, también podremos incluirlas de manera automática en algunos libros de registro, como los de ventas e ingresos o los ingresos en el IRPF; y ofreceremos una mayor seguridad a nuestros clientes a la hora de colaborar con ellos.

Para realizar una facturación segura, las empresas o autonómos deberán recurrir a un software acreditado por la AEAT, que tenga implantado el sistema Verifactu. En el caso de las soluciones de Cegid, además de satisfacer esta necesidad específica, permiten también cumplir con la legislación asociada a la factura electrónica, que será obligatoria en todo el territorio nacional próximamente.

En suma, contar con un sistema de certificación dentro del proceso de facturación es un elemento fundamental para garantizar la seguridad e integridad de los datos además de lograr ser más transparentes y sostenibles. Por ello, en lo que esté en nuestra mano, las empresas de software tenemos el deber de apoyar a todo el tejido empresarial en la lucha contra el fraude.