5 razones por las que no debes de usar apps de mensajería para recibir documentación de tus clientes

Con el auge de las apps de mensajería instantánea, muchas empresas lo utilizan para mejorar su canal de comunicación al cliente, con herramientas que permiten hacerlo más rápido, eficiente y personal. Además de usarlas para facilitar el trabajo en equipo y la comunicación con empleados, socios y proveedores, para realizar campañas de marketing y publicidad, así como recibir retroalimentación, realizar encuestas, etc.

Las herramientas de mensajería instantánea son aplicaciones que permiten enviar y recibir mensajes de texto, voz, imágenes, vídeos y otros archivos entre usuarios conectados a Internet. Algunos ejemplos de estas herramientas son WhatsApp, Telegram, Signal, Skype y Slack.

Las herramientas de mensajería instantánea aportan beneficios a las empresas, como mejorar la productividad, reducir costos, aumentar las ventas, fomentar la confianza y la lealtad de los clientes y diferenciarse de la competencia. Sin embargo, también implican algunos retos y riesgos, como garantizar la seguridad y privacidad de los datos, cumplir con la normativa legal vigente, gestionar adecuadamente el volumen y la calidad de los mensajes y evitar el spam y el intrusismo. Dentro de ellos, uno de los usos que representan un riesgo en materia de privacidad y seguridad, es la recepción de documentación a través de estas herramientas.

“Si bien no existe una normativa clara en México, las regulaciones en materia de privacidad y seguridad están cambiando en el mundo, para abordar el tema de circulación de información sensible. Hay un riesgo real al utilizarlas para recibir documentación, porque su función no es esa y tiene implicaciones en temas de seguridad, confidencialidad y preservación de la información” señala Juan Carlos González, co-fundador y director general de Expediente Azul, plataforma tecnológica para digitalizar y automatizar la integración, digitalización y resguardo de expedientes.

Estas son 5 razones por las que debes evitar el uso de apps de mensajería instantánea para recibir documentos:

1.- Formalidad, ¿le hace bien a la reputación de tu empresa?

La reputación y una buena imagen son dos cuestiones sumamente importantes. Recibir documentos importantes a través de una aplicación de mensajería puede transmitir informalidad o incluso generar incertidumbre en el usuario. Las apps de mensajería funcionan como canales oficiales de comunicación, pero es necesario que en cuestiones de manejo y procesamiento de datos, las empresas mantengan la formalidad y la seguridad en la recopilación mediante el uso de plataformas especializadas e integradas en apps, sitios u otras plataformas propias de la organización.

2.- Las multas por venir

Casos como el de JPMorgan Chase, uno de los bancos más grandes de Estados Unidos, que de acuerdo con EFE, acordó pagar 200 millones de dólares tras admitir que algunos de sus banqueros habían hecho negocios a través de apps de mensajería y otras aplicaciones que no eran supervisadas por la entidad o usando sus teléfonos personales, representan lo riesgoso que puede ser que las empresas recurran a realizar este tipo de prácticas.

Además, EFE señala que casos como las multas que la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos impuso a instituciones financieras por el uso de estas herramientas en temas sensibles, pueden ser el parteaguas para que países como México, avancen un marco legal o decisiones similares por parte de los reguladores.

3.- Seguridad

Estas plataformas cifran los mensajes de extremo a extremo, lo que significa que solo el emisor y el receptor pueden acceder a ellos. Sin embargo, esto no impide que alguien pueda interceptarlos si tiene acceso al dispositivo o a la cuenta de alguno de ellos. Además, los documentos se almacenan en la nube del proveedor, donde pueden ser vulnerables a ataques informáticos o filtraciones. También existe el riesgo de perder los documentos si se borran accidentalmente o si se cambia de teléfono sin hacer una copia de seguridad.

4.- Privacidad, ¿quién tiene qué?

Estas plataformas pertenecen a otras empresas, por ejemplo Whatsapp es propiedad de Meta, al usar una herramienta específica aceptas sus condiciones de servicio y su política de privacidad. Si usas esa plataforma para recibir documentos, queda el riesgo de cómo las políticas de una empresa específica le permiten compartir esos datos con empresas de su grupo y con terceros, para fines comerciales o publicitarios. Esto puede suponer una violación de la normativa de protección de datos y confidencialidad de clientes o proveedores.

5.- Problemas en la gestión e integración de expedientes

La principal función de las apps de mensajería es la comunicación instantánea, no ser una herramienta de gestión de documentos, recibir documentos por esta vía, no ayuda en la automatización o en hacer más eficiente el proceso y podría implicar un mayor descontrol para integrar un buen expediente.

“Los sistemas especializados e integrados permiten tener soluciones para recibir, gestionar y resguardar la información en bóvedas de expedientes digitales seguros. Es importante y crucial que la información confidencial de los clientes no esté en los chats de los ejecutivos, esto es una llamada muy importante para las empresas de Latinoamérica, es importante evitar pedir y recibir documentación vía aplicaciones de mensajería, y optar por alternativas seguras, privadas, especializadas y legales” finaliza el directivo de Expediente Azul.