Una de las funciones más conocidas de la nube es su uso como infraestructura para el almacenamiento de datos a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo. Sin embargo, el sistema Cloud cuenta con mayores posibilidades ya que además de ofrecer esta infraestructura también puede ofrecer servicios realmente interesantes para los usuarios. Uno de ellos es establecer una intranet Cloud.
Con los datos y la información en la nube se obtienen muchas ventajas. No se necesita un disco duro físico para el almacenamiento. Las empresas pueden usar este sistema de almacenamiento para que sus trabajadores puedan tener acceso fácil a la información sobre el negocio y puedan compartir sus propios archivos. Pero se hace difícil controlar el manejo que se hace de estos datos tan importantes para un negocio.
Para conseguirlo se puede crear una intranet donde se controle quién realiza consultas y se pueden establecer distintos tipos de usuarios con varios niveles de prioridad que determinan a qué información pueden acceder.
Las ventajas de tener intranet corporativa en Cloud
La nube se puede considerar como un simple disco duro virtual en el que los usuarios acceden para dejar una copia de los archivos que consideren importantes. Sin embargo, esto puede generar varios conflictos. La primera cuestión es que se pueden generar datos duplicados al no existir ningún tipo de control sobre la información que se ha compartido.
Por otro lado, se pueden ocasionar problemas de seguridad si no se realizan los controles adecuados. Los usuarios comparten sus archivos infectados con virus o ransomware poniendo en peligro la información de la empresa. Además, se hace difícil el cumplimiento de normativas del RGPD ya que no se realiza un trato distintivo para los datos que contengan información personal como establece esta regulación.
Con una intranet Cloud se consigue salvar todos esos problemas. Es una plataforma corporativa que permite hacer un uso más estructurado de la información en la nube siguiendo las políticas de la empresa.
Una de las principales características que tiene una intranet Cloud es la regulación del acceso a la información. Se establecen usuarios que acceden a la nube mediante una contraseña. De esta manera se consigue un doble objetivo: se puede conseguir un historial de accesos para realizar auditorías y además se puede restringir una parte determinada de la información para los usuarios que cuenten con un rol o nivel específico.
Con una intranet corporativa, los archivos que contienen los datos siempre están en la nube y no es necesario que los dispositivos de los usuarios se sincronicen para obtener la información. Gracias a este sistema se pueden establecer filtros más potentes de seguridad que permitan tener la información a salvo de los ciberdelincuentes. Es una herramienta especialmente útil para las empresas que ofrezcan teletrabajo a sus empleados.
Por supuesto, el tratamiento de los datos personales estará mucho más controlado. Como ya hemos comentado el acceso será mucho más controlado y se podrá hacer un mejor seguimiento a través de la trazabilidad para asegurar el cumplimiento de la RGPD y las normas ISO.
Otros beneficios de la intranet en la nube
Una de las principales ventajas del uso de la intranet es que se ofrece una interfaz amigable e intuitiva. Para su uso no se necesita un elevado conocimiento de informática ni una larga formación. Esto ayuda a la productividad, ya que las tareas se realizan más rápidamente.
También es posible compartir archivos con terceros de manera controlada. Esto es importante para conseguir buenos estándares de ciberseguridad, pero también sirve para hacer un seguimiento de la relación con los clientes.
Se puede crear una plataforma personalizada adaptada a las necesidades de cada empresa. De esta manera se puede fortalecer la imagen corporativa del negocio con prestaciones propias como, por ejemplo, un tablón de anuncios para los empleados o la posibilidad de acceder a material de formación cada vez que se necesite.
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