La tecnología como herramienta para acelerar la llegada del Facility Management al sector público

Según un último estudio de la Asociación Global FM, en España el peso del Facility Management dentro del PIB estatal fue en 2022 de 27.900 millones de euros que es un 2% el total. Y de esta cantidad un 43% 12.250 millones, corresponden al Facility Management que se ejecuta en los miles de inmuebles de las diversas administraciones públicas españolas.

El sector público es el principal tenedor y gestor de inmuebles del Estado y cumpliendo su mandato de servicio a los ciudadanos y al territorio, cada vez apuesta más alcanzar este objetivo mediante la tecnología y el Facility Management. Una combinación obligada si queremos entidades públicas volcadas en el servicio personas, eficientes en costes y sostenibles.

Para ver hasta qué punto sector público, la tecnología y Facility Management pueden avanzar juntos, la Associació Catalana de Facility Management (ACFM) con la colaboración FAMA (a Cuatroochenta product) una de sus empresas fundadoras, organizó la jornada “La tecnología como facilitadora clave del Facility Management en el sector público”.

Al encuentro que tuvo lugar el miércoles 31 de enero en el Palau de la Música Catalana, en Barcelona, asistieron 65 profesionales del sector público y privado. Contó con diversas ponencias técnicas y legales; también se presentaron varios casos de éxito que combinan tecnología y FM; y se cerró con una mesa redonda de expertos sobre cuáles son los retos de la digitalización en el sector público.

La innovación ya es una “condición especial” en la contratación pública

Manuel Járrega, Presidente de la ACFM, dio la bienvenida a todos los asistentes en nombre de la asociación y destacó con datos “la importancia que el Facility Management tiene actualmente y tendrá en el futuro dentro del sector público si éste quiere dar el salto a una verdadera transformación digital“. Járrega también hace añadir “estamos en un momento clave con muchos cambios tecnológicos y tenemos que entender cómo la tecnología puede ayudar al Facility Management, tanto al sector privado como al público“. Fue también Manuel Járrega quien introdujo a los ponentes.

Abrió la jornada Alícia Rius, abogada especializada en contratación pública quien dio una serie de consejos y mecanismos para la articulación de proyectos TIC en las AAPP.  Rius destacó que “en la elaboración de pliegos hay que conocer muy a fondo la normativa, las propias necesidades, las novedades del mercado y también asumir retos, para que los proyectos no sean obsoletos, especialmente desde el enfoque tecnológico“, la abogada también apuntó que “ahora la innovación ya es una condición especial de contratación y la experiencia del personal contratado cada vez es más importante“.

La segunda ponente fue Letizia Gómez, Digital Catalonia Alliance Manager, quien presentó este ente público que quiere ser “el paraguas que da coherencia, aglutina y da conocimiento al sector económico digital emergente, siempre con la vista puesta en promover el territorio y el bienestar de los ciudadanos“. La Digital Catalonia Alliance, en menos de dos años desde su creación,  ya cuenta con 566 miembros, 88% empresas privadas y representa el 43% del sector emergente de Cataluña. “Somos una entidad de la Generalitat de Catalunya que es un punto de conexión entre organizaciones públicas y privadas; porque se trata de conectar soluciones reales para cubrir necesidades reales“, dijo Leticia Gómez.

Casos de éxito de FM dentro del sector público

Lluís Dalmau, Jefe de Área de implementación de gestión de inmuebles y servicios de apoyo. Dirección General de Patrimonio. Generalitat de Catalunya; abrió el segundo bloque de la jornada presentando GEA, que es “un programa funcional de gestión ambiental de apoyo al Facility Management que integra el ecosistema digital corporativo basado en la gestión de datos integrados, fiables, seguros de calidad y evaluables“. GEA, dijo Dalmau “es un aplicativo para digitalizar la gestión ambiental de la Generalitat de Cataluña que cubre todas las tipologías de inmuebles que tenemos y que responde del Plan de Gobierno de la XIV Legislatura de contar con un país verde, equilibrado y conectado y donde no pueden quedar fuera los miles de edificios públicos”.

El segundo caso de éxito presentado ha sido el proyecto articulado a VISESA, una entidad pública del Gobierno Vasco que presentó a la audiencia Roberto Ibarzabal, responsable de Servicios Generales de Visesa, Vivienda y Suelo de Euskadi. En su ponencia ha explicado “gracias a un nuevo aplicativo de Facility Management, los 250 empleados de la empresa pública hemos logrado una mejor gestión de espacios de trabajo, de flotas de vehículos, de herramientas de comunicación, entre otros“. Ibarzabal añadió que “disponemos de una plataforma única para la reserva de recursos, integrada con Outlook, que nos permite hacer un análisis de costes y solucionar problemas comunes como las reservas fantasma”.

¿Cuáles son los retos de la digitalización en el sector público?

Moderada por Bárbara Villuendas, periodista y editora de contenidos en cuatroochenta, la jornada organizada por la ACFM ha tenido su colofón con una interesante mesa redonda donde además de Lluis Dalmau y Roberto Ibarzabal, también han participado, Albert Giné, Director de Servicios de Edificios Municipales. Ayuntamiento de Barcelona y Oriol Güell, Presidente de Infraestructures.cat.

La gestión de los datos fue el primer tema tratado y todos estuvieron de acuerdo en que en las administraciones “los datos son básicos para el proveedor de servicios y deben tener una gestión cuidadosa, siempre orientada a las personas ya sea cliente interno o externo“. Tanto es así que “hay que convertirse en empresas públicas Data Driven y para ello es necesario un soporte informático muy especializado a cargo de un proveedor de confianza que entienda las necesidades“.

Sobre qué pide el sector público a las soluciones tecnológicas, los ponentes coincidieron en que “deben ser sólidas, seguras, transparentes y robustas. También amigables en el uso por parte del usuario, si quieren que realmente las use y no las abandone, y que ofrezcan una gran trazabilidad“; y especialmente orientadas “a poder desarrollar nuevos servicios que pida el sector, como apoyo a la movilidad eléctrica“. La tecnología debe acompañar en el “nuevo papel de las administraciones que ha pasado de ser simples contratadores de aplicaciones a orquestadores en diferentes líneas de actividad que se aprovisionan de bases de datos“.

Y aquí cabe destacar el papel de “la implantación del Facility Management que supone un cambio cultural dentro de las empresas que requiere, además de un plan de la gestión del cambio, formación, liderazgo, implicación de los cuadros superiores y por supuesto contar con la tecnología“, concluyeron los cuatro participantes en la mesa redonda.