Digitalización con propósito: Cómo la gestión documental puede crear oportunidades laborales para todos

Por Salud Martín, Gerente de Digital Data en FUNDACIÓN JUAN XXIII.

Sin ninguna duda, nos encontramos en plena era digital y las nuevas tecnologías ya son una parte fundamental de nuestro día a día. Por ello, dentro de esta era, la transformación de los documentos en papel o físicos a documentos digitales es algo que cada vez cobra más protagonismo en nuestra sociedad actual.

Así pues, empresas, instituciones gubernamentales y organizaciones de todo tipo ven esto como un avance imprescindible en la gestión de sus archivos como facturas, tickets, albaranes, contratos mercantiles, contratos con proveedores, expedientes de personal o expedientes de proyectos, entre otros.

De este modo, es importante tener en cuenta que la digitalización de los documentos se ha convertido no solo en una práctica muy importante y con resultados eficaces en pleno siglo XXI, sino que, a su vez, ofrece una serie de ventajas y beneficios que van mucho más allá de reducir el consumo de papel, como la liberación de espacio, la optimización en las búsquedas… Ahora bien, ¿cuáles son realmente los beneficios más destacados? Los analizamos a continuación.

1. Acceso y disponibilidad: Por supuesto, este es uno de los más importantes, ya que, gracias a la digitalización de documentos, el acceso a la información que necesitamos es muchísimo más rápido y eficaz. Los documentos digitales pueden almacenarse en sistemas informáticos de gestión documental que nos permiten acceder a ellos desde cualquier punto y en el momento que los necesitemos, de una forma prácticamente inmediata. Esto, frente a la búsqueda laboriosa y lenta a la que nos enfrentamos ante cientos de archivos guardados en papel, por muy ordenados que estén, es primordial.

2. Ahorro de espacio y costes: Más allá de la eficacia e inmediatez a la hora de encontrar un archivo digitalizado, esto también nos permite ahorrar muchísimo espacio. A veces, las empresas necesitan hasta de un almacén propio donde guardar toda su documentación y dar con el archivo deseado se podía convertir en una tarea de horas, incluso días. Con la digitalización, conseguimos ahorrar en espacio físico en la instalación de cualquier empresa, un punto muy importante en este tema, así como en costes de personal, por ejemplo.

3. Protección de datos: Con la digitalización, podemos mejorar la seguridad de los sistemas y, por tanto, también la protección de los datos que almacenan estos documentos. Al digitalizar estos archivos, podemos contar con importantes pruebas de seguridad que nos permitan disponer de una mayor tranquilidad y confianza ante un riesgo de pérdida o robo, por ejemplo. 

4. Cumplimiento normativo: Para muchas empresas e instituciones existen regulaciones y normativas estrictas en relación al almacenamiento de documentos. Con la digitalización, tenemos más facilidad para cumplir con estas normas al disponer de un control mucho más exacto en cuanto al acceso, control y eliminación de estos archivos. 

5. Dificultad en la pérdida: Con los archivos en papel y formato físico, se corre el riesgo de que cualquier accidente, como una inundación o un incendio, pueda acabar con ellos. Con la digitalización se permiten las copias de seguridad que nos garantizan una mayor protección de los mismos a largo plazo.

6. Documentación disponible para varios usuarios: Gracias a la digitalización, la documentación puede ser consultada por varios usuarios a la vez, así como se agiliza el envío de la misma a varias personas, en el caso de ser necesario.

7. Gran impacto ambiental: Por último, pero no menos importante, no podemos dejar de lado la importancia de este cambio sobre el cuidado de nuestro planeta. Con la digitalización, evitamos un uso muy elevado del papel. Algo que, sin duda, va a tener un impacto medioambiental muy positivo.

Un paso más allá: Digitalización con propósito

Una vez hemos conocido todos los beneficios que la digitalización de documentos puede aportar a una empresa o institución, es importante señalar que, a la hora de llevar esto a cabo, podemos ir, incluso, un paso más allá. ¿Cómo es esto posible?

Hoy por hoy, existen entidades que llevan a cabo esta labor y trabajan en la digitalización de documentos con un fin, además, solidario.

Esto es posible gracias a la puesta en marcha de iniciativas sociales, cuya misión no es otra que la generación de empleo de calidad para personas con discapacidad o en situación de vulnerabilidad psicosocial. Así pues, al contratar estos servicios, podemos ayudar en la formación y empleo de estas personas y participar así en un modelo de negocio inclusivo.

Gracias a la labor de algunas entidades que hacen esto posible, como FUNDACIÓN JUAN XXIII, la integración en el entorno laboral y, por ende, en la sociedad, de las personas en situación o riesgo de vulnerabilidad psicosocial es una realidad. Además, con la contratación de los servicios de quienes trabajan con un fin social, no solo fomentamos el empleo entre las personas con discapacidad, sino que también contribuimos a su crecimiento personal y facilitamos el acceso a las oportunidades que la sociedad ofrece y a las que todas las personas aspiramos: desde independizarnos, formar una familia hasta hacer amigos, por ejemplo.

Así pues, está claro que la digitalización de documentos ofrece una amplia gama de beneficios para cualquier empresa o institución. Ahora, además, es importante señalar y tener en cuenta que contratar un servicio altamente cualificado y competente en el mercado, con gran experiencia en el sector y, al mismo tiempo, poder transformar la vida de las personas con discapacidad, dándoles oportunidades laborales y personales y generándoles, además, seguridad, confianza e ilusión, es posible.